Privacyverklaring

Praktijk de Boom vindt het belangrijk zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens eventueel delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke privacyrechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor cliënten, ouders en wettelijke vertegenwoordigers, bezoekers van onze website en personen die contact opnemen met Praktijk de Boom.

1. Wie is verantwoordelijk?

Praktijk de Boom is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Praktijk de Boom
Myrna van den Wijngaard
Orthopedagoog en NIP-psycholoog kind & jeugd
Dorpstraat 8a
2211 GC Noordwijkerhout

E-mail: info@praktijkdeboom.nl
Telefoon: 06-25105297
KvK-nummer: 86348949
Website: https://praktijkdeboom.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van het contact en de diagnostiek of behandeling die wordt gevraagd.

Gegevens van cliënten en ouders/verzorgers

Praktijk de Boom kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

  • Geboortedatum en gegevens over het kind.

  • Gegevens van ouders, verzorgers en personen die het ouderlijk gezag uitoefenen.

  • Gegevens over de aanmelding en de hulpvraag.

  • Informatie over ontwikkeling, gedrag, opvoeding, functioneren en eventuele problemen.

  • Informatie over de gezinssituatie en relevante omstandigheden.

  • Gegevens over school en andere betrokken professionals, voor zover relevant voor de diagnostiek of behandeling.

  • Informatie uit gesprekken en observaties.

  • Gegevens uit diagnostisch onderzoek, waaronder testresultaten en onderzoeksverslagen.

  • Behandelplannen, evaluaties, rapportages en correspondentie.

  • Overige informatie die noodzakelijk is voor goede diagnostiek en behandeling.

Een deel van deze gegevens kan bestaan uit bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid en psychische ontwikkeling van een kind.

Gegevens via de website

Wanneer je via de website contact opneemt of een aanmelding doet, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

  • Naam en contactgegevens.

  • Naam en geboortedatum van het kind, indien ingevuld.

  • Informatie over de hulpvraag.

  • Informatie over ouderlijk gezag.

  • Overige informatie die je zelf in het formulier invult.

  • Technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website.

Vul via het algemene contactformulier bij voorkeur geen uitgebreide medische of psychologische informatie in. Als dergelijke informatie nodig is, kan deze tijdens een passend en zorgvuldig contactmoment worden besproken.

Technische gegevens van websitebezoekers

Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, browsergegevens en informatie over de verbinding. Deze gegevens kunnen nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Praktijk de Boom verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken.

  • Het beoordelen en verwerken van aanmeldingen.

  • Het uitvoeren van intakegesprekken.

  • Het uitvoeren van diagnostisch onderzoek.

  • Het bieden, vastleggen en evalueren van behandeling.

  • Het opstellen van onderzoeksverslagen, behandelplannen en rapportages.

  • Het onderhouden van contact met cliënten, ouders en wettelijke vertegenwoordigers.

  • Het afstemmen van diagnostiek en behandeling met andere betrokken professionals, voor zover dit noodzakelijk en toegestaan is.

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder het bijhouden en bewaren van cliëntdossiers wanneer dit wettelijk verplicht is.

  • Het beveiligen en onderhouden van de website en de digitale systemen.

 

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Praktijk de Boom verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie gaat het om:

  • Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG): bijvoorbeeld voor het uitvoeren van overeengekomen diagnostiek of behandeling en de voorbereiding daarvan.

  • Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG): wanneer Praktijk de Boom wettelijk verplicht is bepaalde gegevens vast te leggen of te bewaren.

  • Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG): bijvoorbeeld voor de beveiliging van de website en het voorkomen van misbruik.

Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid en psychische ontwikkeling, geldt daarnaast het verbod van artikel 9 AVG. Praktijk de Boom verwerkt deze gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor goede behandeling of verzorging en aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan. De relevante uitzondering kan artikel 9 lid 2 onder h AVG zijn, in samenhang met artikel 30 lid 3 onder a en lid 4 van de Uitvoeringswet AVG. Daarbij geldt een geheimhoudingsplicht.

Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de aard van de betreffende verwerking.

 

 

5. Het cliëntdossier en de bewaartermijn

Praktijk de Boom legt gegevens over diagnostiek en behandeling vast in een cliëntdossier. Hierin worden alleen gegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor goede hulpverlening.

Voor zover de verleende hulp onder de Jeugdwet valt en Praktijk de Boom daarbij als jeugdhulpverlener optreedt, geldt artikel 7.3.8 Jeugdwet. Het dossier wordt dan twintig jaar bewaard vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

Voor andere werkzaamheden worden de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen gehanteerd. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

 

Aanmeldingen waarbij geen traject start

Wanneer na een aanmelding geen diagnostiek- of behandelingstraject start, worden de gegevens uit de aanmelding verwijderd zodra de beoordeling is afgerond en duidelijk is dat er geen traject volgt, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige reden bestaat om gegevens langer te bewaren.

Wanneer wel een traject start, worden de relevante gegevens overgebracht naar het cliëntdossier. De oorspronkelijke inzending van het aanmeldformulier wordt daarna verwijderd.

 

Contactverzoeken

Gegevens uit een algemeen contactverzoek worden verwijderd zodra de vraag is afgehandeld en de gegevens niet langer noodzakelijk zijn, tenzij een andere geldige reden bestaat om deze te bewaren.

 

Financiële administratie

Gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie worden bewaard volgens de daarvoor geldende fiscale bewaartermijnen.

 

 

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Praktijk de Boom verstrekt persoonsgegevens niet zomaar aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de diagnostiek of behandeling, nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Wanneer gegevens worden gedeeld met andere betrokken professionals of instanties, gebeurt dit alleen wanneer dat noodzakelijk en toegestaan is. Waar toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.

Praktijk de Boom maakt gebruik van externe dienstverleners voor onder andere websitehosting, e-mail, cliëntregistratie en digitale vragenlijsten. Deze partijen verwerken gegevens alleen voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening en overeenkomstig de gemaakte afspraken.

 

Praktijkdata

Praktijk de Boom gebruikt Praktijkdata voor cliëntregistratie en het bijhouden van cliëntdossiers. Persoonsgegevens worden in dit systeem verwerkt voor zover dat nodig is voor de diagnostiek, behandeling en bijbehorende administratie.

 

Embloom

Praktijk de Boom gebruikt Embloom voor digitale vragenlijsten en meetinstrumenten. Daarbij kunnen persoonsgegevens en onderzoeksgegevens worden verwerkt die nodig zijn voor diagnostiek en evaluatie.

 

STRATO

De website en e-mail van Praktijk de Boom worden gehost en gefaciliteerd door STRATO. Gegevens die via de websiteformulieren worden verzonden, worden opgeslagen in de WordPress-omgeving op de hosting van STRATO.

STRATO kan persoonsgegevens verwerken voor hosting, e-mail en technisch beheer. Met STRATO is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

 

Fluent Forms

De websiteformulieren maken gebruik van Fluent Forms, een formulierplug-in voor WordPress. Inzendingen worden opgeslagen in de WordPress-omgeving van Praktijk de Boom bij STRATO. Fluent Forms wordt gebruikt om formulierinzendingen te verwerken en beschikbaar te maken voor de praktijk.

E-mailmeldingen over nieuwe formulierinzendingen bevatten geen inhoudelijke antwoorden of cliëntgegevens.

 

Cloudflare Turnstile

Praktijk de Boom gebruikt Cloudflare Turnstile om de websiteformulieren te beschermen tegen spam en geautomatiseerde inzendingen.

Cloudflare kan hiervoor technische gegevens verwerken, waaronder het IP-adres, de User-Agent en technische browser- en verbindingssignalen. Volgens Cloudflare worden de inhoud van ingevulde formulieren en de invoer op de pagina niet via Turnstile verwerkt.

Cloudflare verwerkt bepaalde gegevens als verwerker voor de beveiliging van de website. Voor bepaalde eigen doeleinden, zoals verbetering van de botdetectie, kan Cloudflare ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Cloudflare heeft een Data Processing Addendum (DPA) gepubliceerd dat onderdeel uitmaakt van de Self-Serve Subscription Agreement.

Meer informatie:

 

Erisietsmisgegaan.nl

Praktijk de Boom is aangesloten bij Erisietsmisgegaan.nl voor de onafhankelijke klachtenregeling.

Wanneer een cliënt of ouder via Erisietsmisgegaan.nl onvrede of een klacht meldt, verwerkt deze organisatie persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de melding. Erisietsmisgegaan.nl geeft aan persoonsgegevens niet zonder toestemming met de zorgverlener te delen.

Wanneer een klacht met toestemming aan Praktijk de Boom wordt voorgelegd, kunnen de noodzakelijke gegevens worden uitgewisseld voor de behandeling van de klacht.

Meer informatie over de klachtenregeling en de verwerking van persoonsgegevens is te vinden op www.erisietsmisgegaan.nl.

 

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Praktijk de Boom streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken.

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken vanuit landen buiten de EER. Dit kan bijvoorbeeld bij Cloudflare aan de orde zijn.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke doorgiftegrond bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s) zijn, waar nodig aangevuld met passende maatregelen.

 

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Praktijk de Boom neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging.

Daarbij worden onder andere de volgende maatregelen toegepast:

  • De website maakt gebruik van een beveiligde HTTPS-verbinding.

  • Toegang tot de WordPress-beheeromgeving is beperkt tot de praktijkhouder.

  • Voor de beveiliging van de WordPress-inlog worden tweestapsverificatie en maatregelen tegen herhaalde inlogpogingen gebruikt.

  • WordPress en geïnstalleerde plug-ins worden bijgewerkt.

  • De websiteformulieren zijn beveiligd met Cloudflare Turnstile.

  • E-mailmeldingen over formulierinzendingen bevatten geen inhoudelijke cliëntgegevens.

  • Cliëntgegevens worden alleen toegankelijk gemaakt voor personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

  • Met externe verwerkers worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt.

 

9. Cookies en vergelijkbare technieken

De website van Praktijk de Boom maakt gebruik van technische voorzieningen die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website.

Bij een controle in een privévenster van de browser zijn bij een niet-ingelogde bezoeker geen cookies of gegevens in de lokale opslag aangetroffen. De WordPress-cookies die zichtbaar zijn wanneer de beheerder is ingelogd, hebben betrekking op het beheer en de beveiliging van de website.

Praktijk de Boom gebruikt voor zover momenteel vastgesteld geen advertentie- of trackingcookies.

Cloudflare Turnstile kan technische browser- en verbindingssignalen verwerken om geautomatiseerde inzendingen te herkennen en de website te beveiligen. Meer informatie hierover staat in paragraaf 6 en op de website van Cloudflare.

 

10. Privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt onder meer verzoeken om:

  • Inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken.

  • Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.

  • Verwijdering van persoonsgegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

  • Beperking van de verwerking.

  • Overdracht van gegevens, voor zover het recht op dataportabiliteit van toepassing is.

  • Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Je kunt een verzoek indienen via info@praktijkdeboom.nl. Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan Praktijk de Boom vragen om je identiteit te controleren.

 

Rechten van kinderen en ouders

Bij diagnostiek en behandeling van kinderen gelden specifieke regels voor toestemming, inzage en het verstrekken van informatie aan ouders en wettelijke vertegenwoordigers.

Welke rechten een kind zelf kan uitoefenen en wanneer ouders of voogden inzage kunnen krijgen, hangt onder andere af van de leeftijd van het kind, diens vermogen om de eigen belangen te beoordelen en het ouderlijk gezag.

Praktijk de Boom handelt hierbij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen en houdt rekening met de privacy en belangen van het kind.

 

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Praktijk de Boom neemt geen besluiten over cliënten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Digitale hulpmiddelen en vragenlijsten kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van diagnostiek en behandeling. De beoordeling en besluitvorming blijven de verantwoordelijkheid van de behandelend professional.

 

12. Klachten en geschillen

Praktijk de Boom vindt het belangrijk dat cliënten en ouders zich gehoord voelen.

Ben je ontevreden over de diagnostiek, behandeling of dienstverlening? Dan kun je dit in eerste instantie rechtstreeks bespreken met Myrna van den Wijngaard. Samen wordt geprobeerd om tot een passende oplossing te komen.

Kom je er samen niet uit, dan kun je gebruikmaken van de onafhankelijke klachtenregeling van Erisietsmisgegaan.nl. Een onafhankelijke klachtenfunctionaris kan ondersteunen bij het verwoorden en bespreken van de klacht en helpen bij het zoeken naar een oplossing.

Wanneer de klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan deze worden voorgelegd aan de onafhankelijke en erkende Geschillencommissie Wkkgz van Erisietsmisgegaan.nl.

Meer informatie en de mogelijkheid om onvrede te melden vind je op:

Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je ook contact opnemen met Praktijk de Boom via info@praktijkdeboom.nl. Daarnaast kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

 

13. Wijzigingen

Praktijk de Boom kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de werkwijze, gebruikte systemen of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website.

 

Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2026